Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

HYRED BV, Schaapschuur 1 bus 14, 1790 Affligem, België, ondernemingsnummer en btw BE 0825.377.750, RPR Brussel (“HYRED”), is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die via deze website verwerkt worden. Met elke vraag over uw gegevens kunt u terecht bij info@hyredsfx.com of op +32 53 43 83 43.

Formulieren: wat we ontvangen en waarom

Als u een formulier op deze website verstuurt (contact, aanvraag van de catalogus, offerteaanvraag of sollicitatie), ontvangen we wat u invult: uw naam en e-mailadres en, als u ze opgeeft, uw bedrijf, telefoonnummer, land, huurperiode, leveradres, de artikelen in uw offerte en uw bericht. We bewaren ook de taal en het adres van de pagina waarop u het verstuurde, de datum en het uur, en het land waaruit uw verbinding komt. Bij een contactvraag, catalogus- of offerteaanvraag noteren we ook uw bevestiging dat u aanvraagt als onderneming of beroepsbeoefenaar, en bij elk formulier of u leesbevestigingen van onze e-mails toestond (zie “E-mails van HYRED”). Uw IP-adres bewaren we niet in onze databank; om misbruik te weren gebruiken we een gepseudonimiseerde code van uw verbinding gedurende hoogstens één dag.

We gebruiken deze gegevens enkel om uw aanvraag te behandelen: om u de catalogus te sturen, om een offerte op te maken en de huur of verkoop op te volgen, of om uw sollicitatie te beoordelen. De rechtsgrond is het nemen van maatregelen op uw verzoek vóór het sluiten van een overeenkomst (artikel 6.1(b) AVG) of ons gerechtvaardigd belang om uw vraag te beantwoorden (artikel 6.1(f) AVG).

Chatassistent Alfred

Op deze website kunt u vragen stellen aan Alfred, een AI-assistent die antwoordt op basis van onze catalogus, gidsen en voorwaarden en die artikelen in uw offertelijst kan zetten. Wat u typt, gaat samen met de taal en het adres van de pagina waarop u bent via onze server naar Anthropic (Anthropic PBC, Verenigde Staten), waarvan het model Claude het antwoord schrijft. Anthropic treedt op als onze verwerker volgens zijn zakelijke voorwaarden en gebruikt uw berichten niet om zijn modellen te trainen. Anthropic bewaart uw berichten enkel zo lang als bepaald in de verwerkersovereenkomst met Anthropic. Het gesprek zelf blijft in uw browser (sessieopslag) tot u het tabblad sluit of een nieuw gesprek begint. Om de informatie op onze website te verbeteren, bewaren we elke vraag en het antwoord van Alfred 90 dagen, samen met de taal, het land (afgeleid uit uw verbinding) en de pagina waarop het gesprek begon; na 90 dagen worden ze automatisch gewist. Vóór het bewaren vervangen we e-mailadressen, telefoonnummers en rekeningnummers door een plaatshouder, en het gesprek wordt niet gekoppeld aan uw naam, e-mailadres of IP-adres. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om de informatie op onze website aan te vullen en te verbeteren (artikel 6.1(f) AVG). Daarnaast houden we anonieme dagcijfers bij (aantal gesprekken en vragen, gebruikskosten). Uw IP-adres bewaren we niet in onze databank; om misbruik te weren gebruiken we een gepseudonimiseerde code van uw verbinding gedurende hoogstens één dag. Deel geen gevoelige persoonsgegevens in de chat.

Enkel wanneer u erom vraagt, uw naam en e-mailadres opgeeft en het vakje voor uw toestemming aanvinkt, ontvangen wij het gesprek met een korte samenvatting als aanvraag, net zoals een formulier (rechtsgrond: maatregelen op uw verzoek, artikel 6.1(b) AVG). We bewaren het dan zoals hieronder beschreven.

Hoe u op onze website kwam

Enkel als u dat toestaat onder “Herkomst onthouden” in de privacy-instellingen, onthoudt uw browser hoe u op de website terechtkwam: de domeinnaam van de website die u doorverwees (bijvoorbeeld google.com, nooit het volledige adres), de eerste pagina die u opende en, als de link ze bevatte, de campagnelabels utm_source, utm_medium en utm_campaign. Hij bewaart dat maximaal 30 dagen in zijn lokale opslag (geen cookie) en stuurt het ons enkel samen met een formulier of een chat die u aan ons doorstuurt. Zo zien we via welke kanalen aanvragen binnenkomen. Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1(a) AVG en artikel 10/2 van de wet betreffende de elektronische communicatie). Zonder uw toestemming wordt niets bewaard en niets verstuurd. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken via “Privacy-instellingen” onderaan elke pagina.

Updates per e-mail

Als u de catalogus aanvraagt, kunt u “Stuur mij updates over nieuw materiaal en de outlet (max. 1 per maand)” aanvinken. Het vakje staat niet vooraf aangevinkt. Vinkt u het aan, dan kunnen we u hoogstens 1 e-mail per maand sturen over nieuw materiaal en outletartikelen, op basis van uw toestemming (artikel 6.1(a) AVG). U kunt die toestemming op elk moment intrekken door op zo’n e-mail te antwoorden of te mailen naar info@hyredsfx.com; dan halen we u van de lijst.

Bezoekersstatistieken

Enkel als u dat toestaat onder “Bezoekstatistieken” in de privacy-instellingen, meten we het gebruik van deze website met Cloudflare Web Analytics: uw browser laadt dan een klein script van Cloudflare (static.cloudflareinsights.com). Dat plaatst geen cookies en volgt u niet over andere websites; we zien enkel samengetelde cijfers zoals paginaweergaven, verwijzende websites, landen, browsers en laadtijden, nooit een profiel van een individuele bezoeker. Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1(a) AVG). U kunt ze op elk moment intrekken via “Privacy-instellingen” onderaan elke pagina. We gebruiken geen Google Analytics en geen advertentietrackers.

Welke organisaties onze website bezoeken

HYRED werkt voor bedrijven, event- en productiehuizen en overheden. Om te weten welke organisaties interesse hebben in ons materiaal, kijkt onze server bij elke paginaweergave of de internetverbinding van een organisatie is (bijvoorbeeld een bedrijfsnetwerk of een vaste bedrijfsaansluiting) en niet van een internetprovider. Daarvoor gebruiken we de netwerknaam die onze hostingpartner Cloudflare doorgeeft en het openbare register van IP-adresblokken (RIPE NCC en de andere regionale internetregisters). In dat register zoeken we het netwerkblok op (bijvoorbeeld 192.0.2.0, of het /48-prefix van een IPv6-adres), nooit uw volledige IP-adres. We doen dit enkel op hyredsfx.com zelf.

• Is de verbinding van een organisatie in Europa of de Golfregio, dan bewaren we de naam van die organisatie, het land en de stad (bij benadering) van de verbinding, de bekeken pagina, datum en uur en de domeinnaam van de website die u doorverwees (bijvoorbeeld google.com). We bewaren niet uw IP-adres en proberen u niet als persoon te herkennen.
• Gebruikt u een gewone thuis- of gsm-aansluiting, een VPN, Tor, een proxy of een hostingprovider, toont het register een particulier of een eenmanszaak, of komt het bezoek van een automatisch programma, dan bewaren we niets.
• Om het register niet bij elke paginaweergave te raadplegen, bewaren we een gepseudonimiseerde code van het netwerkblok (nooit uw eigen adres) met het resultaat, hoogstens 30 dagen.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om te weten welke organisaties interesse tonen in onze diensten, zodat we zakelijke contacten kunnen opvolgen (artikel 6.1(f) AVG); we hebben dat belang afgewogen tegen uw rechten en de verwerking beperkt tot wat hier beschreven staat. We bewaren deze gegevens 12 maanden. U kunt zich er altijd tegen verzetten door te mailen naar info@hyredsfx.com met de naam van uw organisatie: we wissen dan de bewaarde bezoeken van die organisatie en zetten ze op een uitsluitingslijst, zodat er niets meer bewaard wordt.

Spel Showrunner

Bewaart u een score in het spel Showrunner, dan bewaren we enkel de naam die u zelf kiest (een bijnaam mag), uw score en spelcijfers, de taal en de datum en het uur; verder niets, ook geen IP-adres. Uw browser onthoudt die naam in zijn lokale opslag, zodat u hem niet opnieuw hoeft te typen. De naam staat publiek op het scorebord; laat het veld leeg om anoniem te verschijnen. Om misbruik te weren gebruiken we een gepseudonimiseerde code van uw verbinding gedurende hoogstens één dag. Wilt u een score laten verwijderen? Mail naar info@hyredsfx.com. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om het spel aan te bieden (artikel 6.1(f) AVG).

Linkpagina voor sociale media

Op hyredsfx.com/links staan de links uit onze profielen op sociale media. Klikt u daar op een link, dan tellen we enkel het aantal kliks per link per dag (en hoe vaak de pagina geopend werd). We bewaren daarbij geen IP-adres, geen cookie, geen browsergegevens en niets anders waarmee u te herkennen bent; het zijn geen persoonsgegevens. Achter het adres waarnaar u gaat, kunnen campagnelabels (utm) staan, zodat we zien dat het bezoek via deze pagina kwam.

Cookies en lokale opslag

Deze website plaatst geen tracking- of advertentiecookies. Onze hostingprovider Cloudflare kan een strikt noodzakelijke beveiligingscookie plaatsen die de website beschermt tegen misbruik door bots. In de lokale opslag van uw browser bewaart de website uw offertelijst, uw keuze in de privacy-instellingen (12 maanden, daarna vragen we het opnieuw) en, enkel met uw toestemming, hoe u de website vond (zie hierboven); u kunt die op elk moment in uw browser wissen. Een YouTube-video laadt pas als u erop klikt (via youtube-nocookie.com); vanaf dat moment verwerkt YouTube gegevens volgens zijn eigen privacybeleid. Het voorbeeldbeeld van zo’n video komt van de beeldserver van YouTube (i.ytimg.com).

E-mails van HYRED

E-mails die we u vanuit onze systemen sturen — de bevestiging van uw aanvraag, de inloglink voor de klantlogin, offertes, orderbevestigingen, facturen, betalingsherinneringen en retourrapporten — bevatten enkel een klein onzichtbaar beeldje (een leespixel) als u dat toestond. In een betalingsherinnering die we met uw toestemming sturen, komen ook het logo en de betaal-QR-code van onze server en tellen ze als een opening. Laadt uw e-mailprogramma zo’n beeldje, dan registreren we of, wanneer en hoe vaak de e-mail geopend werd. We bewaren enkel dat, samen met het adres van de ontvanger, het onderwerp en het tijdstip van verzending; uw IP-adres en toestelgegevens bewaren we niet. We gebruiken dit alleen om te weten of ons bericht u bereikt heeft en om het op te volgen. Zonder uw toestemming bevatten onze e-mails geen leespixel, en zijn het logo en de QR-code in een betalingsherinnering voor iedereen dezelfde of zitten ze in de e-mail zelf, zodat niets ons vertelt of u ze opende.

Eén keuze voor al onze e-mails. Uw keuze onder “Leesbevestiging van onze e-mails” blijft in uw browser tot u ons uw e-mailadres geeft: wanneer u ons een formulier of een gesprek met Alfred stuurt, of inlogt bij de klantlogin. Vanaf dan hoort ze bij dat adres en geldt ze voor elke e-mail die HYRED BV naar dat adres stuurt. Dezelfde keuze kunt u ook maken in ons klantportaal en op de pagina van een offerte die we u stuurden. We bewaren uw e-mailadres, uw keuze en waar en wanneer u ze maakte; uw meest recente keuze telt. Rechtsgrond: uw toestemming (artikel 6.1(a) AVG en artikel 10/2 van de wet betreffende de elektronische communicatie). U kunt ze op elk moment intrekken, en intrekken op één plek trekt ze overal in: via “Privacy-instellingen” onderaan elke pagina (we ontvangen uw nieuwe keuze als u ingelogd bent, of met uw volgende formulier of gesprek), in het klantportaal of door te mailen naar info@hyredsfx.com.

Spamcontrole (Cloudflare Turnstile)

Onze formulieren, de klantlogin, het begin van een chat met Alfred en het doorsturen van een chat naar ons zijn beschermd tegen spam en bots met Cloudflare Turnstile. Opent u zo’n formulier of de chat, dan laadt uw browser een korte controle van Cloudflare (challenges.cloudflare.com) die mensen van geautomatiseerde programma’s onderscheidt; meestal ziet u niets, soms wordt u gevraagd een vakje aan te vinken. Cloudflare verwerkt daarvoor technische gegevens van uw verbinding en browser, zoals uw IP-adres en kenmerken van uw browser, enkel om bots te herkennen, niet om u over websites heen te volgen of voor reclame. Turnstile zet geen cookies op onze website. Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om onze formulieren vrij te houden van spam en misbruik (artikel 6.1(f) AVG).

Klantlogin

Vaste klanten van HYRED kunnen op deze website inloggen om hun eigen prijzen te zien, met hun korting. U logt in met uw e-mailadres en een wachtwoord dat u zelf kiest, of met een link die we mailen naar het adres waarmee u bij ons gekend bent; die link werkt één keer, 15 minuten lang, en via die link stelt u ook uw wachtwoord in. Zolang u ingelogd bent, plaatst de website twee strikt noodzakelijke cookies: één met een willekeurige sessiecode (niet leesbaar voor scripts, 30 dagen geldig of tot u uitlogt) en één die enkel zegt dat u ingelogd bent. Daarvoor is geen cookiebanner nodig, omdat u er zelf om vraagt door in te loggen. De website bewaart uw gegevens niet: ze controleert uw sessie bij ons klantenbestand (de HYRED-app) en krijgt enkel uw naam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer en land (om onze formulieren voor u in te vullen) en uw kortingspercentages terug, zonder ze te bewaren. Om misbruik te voorkomen, houden we de inlogaanvragen bij met een gepseudonimiseerde code van uw verbinding, nooit met uw IP-adres. Rechtsgrond: de uitvoering van onze overeenkomst met u (artikel 6.1(b) AVG) en ons gerechtvaardigd belang om uw account te beveiligen (artikel 6.1(f) AVG).

Wie krijgt uw gegevens?

Enkel de medewerkers van HYRED die uw aanvraag behandelen, en de dienstverleners die de gegevens voor ons hosten of verwerken, in onze opdracht (verwerkers): Cloudflare (hosting van de website en van de databank waarin formulieren bewaard worden, bezoekersstatistieken, spamcontrole), Microsoft (Microsoft 365: de e-mail waarin we uw aanvraag ontvangen en beantwoorden) en Anthropic (de chatassistent, zie hierboven). We verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door aan derden voor hun eigen doeleinden. Deze dienstverleners kunnen gegevens ook buiten de Europese Economische Ruimte verwerken; dat gebeurt dan met de waarborgen die de AVG oplegt, zoals standaardcontractbepalingen.

Hoe lang bewaren we uw gegevens?

• Aanvragen via een formulier: tot 2 jaar na ons laatste contact met u.
• Kopieën van aanvragen in onze mailbox info@hyredsfx.com: na 2 jaar verwijderd.
• Chatgesprekken: niet door ons bewaard; een gesprek dat u aan ons doorstuurt: tot 2 jaar na ons laatste contact met u, zoals een formulier.
• Sollicitaties die niet tot een job leiden: tot 1 jaar na de sollicitatie.
• Showrunner-scores (de naam die u zelf koos en uw score; geen andere persoonsgegevens): tot HYRED ze wist of tot het spel verdwijnt.
• Updates per e-mail: tot u uw toestemming intrekt.
• Hoe u de website vond (enkel met uw toestemming): maximaal 30 dagen in uw browser; daarna enkel als deel van de aanvraag die u verstuurde.
• Welke organisaties de website bezochten: 12 maanden; de gepseudonimiseerde code van een netwerkblok: hoogstens 30 dagen.
• Uw keuze in de privacy-instellingen: 12 maanden in uw browser.
• Uw keuze voor de leesbevestiging bij uw e-mailadres (met waar en wanneer u ze maakte): tot u ze wijzigt.
• De gepseudonimiseerde code van uw verbinding (om misbruik te weren): hoogstens één dag.
• Klantlogin: een inloglink vervalt na 15 minuten, een sessie na 30 dagen of wanneer u uitlogt, het inloglogboek na 1 jaar. Uw wachtwoord bewaren wij enkel als onomkeerbare hash (niemand bij HYRED kan het lezen); op uw vraag wissen wij het.

Leidt uw aanvraag tot een offerte, een bestelling of een overeenkomst, dan bewaren we de gegevens die daarvoor nodig zijn in onze klantenadministratie en boekhouding, zolang de wet dat vereist.

Uw rechten

U kunt ons op elk moment vragen om inzage in uw persoonsgegevens, om ze te verbeteren of te wissen, om de verwerking te beperken of om ze in een gangbaar formaat te ontvangen, en u kunt zich verzetten tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang. Stuur uw verzoek naar info@hyredsfx.com; we antwoorden binnen een maand. U kunt ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Beveiliging

De website werkt enkel over een versleutelde verbinding (HTTPS), dus formulieren worden versleuteld verstuurd. In onze systemen hebben enkel de medewerkers die uw gegevens voor hun werk nodig hebben, er toegang toe.

Wijzigingen

We passen dit beleid aan wanneer de manier waarop we uw gegevens verwerken, verandert. Laatst bijgewerkt: 6 november 2026.